Polityka prywatności Velo Stravika

1. Polityka Prywatności – Wprowadzenie

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej luksusowej agencji eventowej Velo Stravika, dostępnej pod adresem https://velostravika.com. Dokument został przygotowany w oparciu o obowiązujące przepisy prawa polskiego oraz ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO).

Polityka ma na celu w szczególności wyjaśnienie zasad przetwarzania danych w związku z:

• korzystaniem z serwisu, w tym z wbudowanych formularzy kontaktowych i zapytań ofertowych,
• obsługą zapytań dotyczących organizacji ekskluzywnych wydarzeń rozrywkowych dla firm i Klientów indywidualnych,
• prowadzeniem komunikacji marketingowej, jeśli została wyrażona stosowna zgoda,
• zapewnieniem bezpieczeństwa i stabilności serwisu oraz podnoszeniem jakości świadczonych usług.

2. Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej jest Velo Stravika – ekskluzywna agencja eventowa specjalizująca się w kompleksowej organizacji tematycznych wydarzeń rozrywkowych na terenie całej Polski.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem:

• poczty elektronicznej: dane kontaktowe wskazane w zakładce Kontakt,
• formularza kontaktowego dostępnego na stronie /contact-us/,
• korespondencji tradycyjnej – na adres siedziby Administratora wskazany w materiałach firmowych i dokumentach umownych.

Administrator dokłada należytej staranności, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się zgodnie z przepisami prawa, niniejszą Polityką oraz przy uwzględnieniu najwyższych standardów bezpieczeństwa obsługi Klientów segmentu premium.

3. Zakres Przetwarzania Danych

Zakres przetwarzanych danych osobowych jest każdorazowo adekwatny do celu, w jakim dane są zbierane. W szczególności mogą być przetwarzane następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, ewentualnie nazwa reprezentowanej firmy oraz stanowisko służbowe,
• dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny (np. do przygotowania i realizacji umowy),
• dane firmowe – nazwa przedsiębiorstwa, NIP, dane do faktury oraz informacje o charakterze wydarzenia służbowego,
• informacje przekazywane w formularzach – treść zapytania, preferowana data wydarzenia, lokalizacja, szacunkowa liczba gości, zakres oczekiwanych usług,
• dane techniczne i statystyczne związane z korzystaniem ze strony – adres IP, dane o urządzeniu, przeglądarce, plikach cookies oraz aktywności w serwisie (na zasadach opisanych w odrębnej polityce plików cookies).

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże w niektórych przypadkach może być niezbędne do przygotowania oferty, kontaktu zwrotnego lub zawarcia i realizacji umowy dotyczącej organizacji wydarzenia.

4. Cele Przetwarzania Danych

Dane osobowe przetwarzane są przez Velo Stravika w następujących celach:

• organizacja eventów – przygotowanie, wycena i realizacja kompleksowych usług eventowych, w tym dopasowanie koncepcji rozrywkowej, oprawy scenograficznej, obsługi Gości oraz elementów tematycznych,
• obsługa zapytań – udzielanie odpowiedzi na wiadomości przesyłane za pośrednictwem formularzy kontaktowych, e-maila lub telefonu oraz prowadzenie korespondencji w sprawach bieżących,
• przygotowanie i przedstawienie ofert – dopasowanych do indywidualnych potrzeb Klienta, w tym przedstawienie wstępnych koncepcji wydarzeń i szacunkowych budżetów,
• realizacja umów i rozliczeń – zawieranie i wykonywanie umów o organizację wydarzeń, w tym wystawianie dokumentów księgowych i obsługa procesów administracyjno-finansowych,
• cele marketingowe – przekazywanie informacji o usługach, inspiracjach eventowych, ofertach specjalnych czy nowych scenariuszach wydarzeń, wyłącznie w przypadku wyrażenia na to odrębnej, dobrowolnej zgody,
• bezpieczeństwo serwisu – zapewnienie bezpieczeństwa korzystania ze strony internetowej, wykrywanie nadużyć, błędów oraz poprawa wydajności i ergonomii korzystania z serwisu,
• cele archiwalne i dowodowe – zabezpieczenie informacji na wypadek konieczności wykazania faktów, w szczególności na potrzeby ochrony roszczeń lub ich dochodzenia.

5. Podstawa Prawna Przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych przez Velo Stravika odbywa się na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (np. przygotowanie oferty, ustalenia dotyczące koncepcji wydarzenia),
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, w przypadku przetwarzania danych w celach marketingowych, przesyłania newslettera czy prezentacji spersonalizowanych inspiracji eventowych,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, którym jest w szczególności: zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, prowadzenie komunikacji z Klientami biznesowymi oraz rozwój usług eventowych,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, wynikającego m.in. z przepisów podatkowych i rachunkowych (np. przechowywanie dokumentacji księgowej).

W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w każdym czasie wycofać zgodę, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

6. Odbiorcy Danych

Dostęp do danych osobowych mogą uzyskać wyłącznie upoważnieni pracownicy i współpracownicy Administratora, którzy przetwarzają dane w celu realizacji powierzonych im zadań, przy zachowaniu zasad poufności.

Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podwykonawcy i partnerzy biorący udział w organizacji wydarzeń, tacy jak firmy techniczne, dostawcy nagłośnienia, oświetlenia, cateringu czy obsługi barmańskiej – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego wydarzenia,
• firmy świadczące usługi IT, w tym dostawcy systemów mailingowych, narzędzi analitycznych, hostingu oraz rozwiązań służących do utrzymania strony internetowej,
• podmioty świadczące usługi księgowe, prawne i doradcze, jeśli jest to niezbędne do realizacji obowiązków Administratora,
• operatorzy płatności lub instytucje finansowe – jeśli forma rozliczeń za usługi tego wymaga,
• uprawnione organy publiczne – wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.

W każdym przypadku przekazywania danych osobowych innym podmiotom, Administrator zawiera stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych, zapewniające odpowiedni poziom bezpieczeństwa i poufności informacji.

7. Przekazywanie Danych Poza EOG

Co do zasady dane osobowe są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W sytuacjach, gdy wykorzystanie określonych narzędzi lub usług zewnętrznych (np. rozwiązań chmurowych, systemów mailingowych lub analitycznych) wiąże się z przekazywaniem danych do państw spoza EOG, Administrator zapewnia stosowanie odpowiednich zabezpieczeń prawnych.

Przekazywanie danych poza EOG może odbywać się w szczególności na podstawie:

• decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony wydanych przez Komisję Europejską,
• standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
• innych instrumentów prawnych przewidzianych w RODO, zapewniających właściwy poziom ochrony danych osobowych.

Informacje o aktualnie wykorzystywanych narzędziach wiążących się z przekazywaniem danych poza EOG mogą zostać udzielone na żądanie osoby, której dane dotyczą, w ramach kontaktu z Administratorem.

8. Okres Przechowywania Danych

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu ich przetwarzania. Administrator stosuje następujące zasady:

• dane związane z przygotowaniem oferty i zapytań – przechowywane są przez okres niezbędny do prowadzenia korespondencji i przedstawienia propozycji współpracy, a następnie maksymalnie do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z zapytaniem,
• dane przetwarzane w celu realizacji umowy – przetwarzane są przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych i rachunkowych,
• dane przetwarzane na podstawie zgody (np. na cele marketingowe) – do momentu cofnięcia zgody, zgłoszenia sprzeciwu lub żądania usunięcia danych,
• dane przetwarzane w celach archiwalnych i dowodowych – przez okres niezbędny do ochrony uzasadnionych interesów Administratora, m.in. na potrzeby ewentualnych sporów, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osób, których dotyczą.

9. Prawa Osób, których Dane Dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane oraz uzyskania ich kopii,
• prawo do sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
• prawo do usunięcia danych – żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w RODO (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”),
• prawo do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach, np. na czas weryfikacji sprzeciwu lub poprawności danych,
• prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie oraz przekazania ich innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• prawo do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego,
• prawo do cofnięcia zgody – w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli osoba uzna, że jej dane są przetwarzane z naruszeniem przepisów.

Realizacja powyższych praw możliwa jest poprzez kontakt z Administratorem za pośrednictwem danych wskazanych w niniejszej Polityce oraz w zakładce Kontakt.

10. Zautomatyzowane Przetwarzanie Danych i Profilowanie

Dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w szczególności z wykorzystaniem narzędzi analitycznych i systemów wspierających obsługę zapytań, jednakże nie są wobec nich podejmowane decyzje wywołujące wobec osób skutki prawne ani w podobny sposób na nie istotnie wpływające.

Administrator może stosować ogólne profilowanie marketingowe, polegające np. na dopasowaniu treści materiałów informacyjnych i inspiracji eventowych do kategorii odbiorców (np. Klienci korporacyjni, planowanie eleganckiej gali, wieczorne wydarzenia integracyjne). Profilowanie to służy lepszemu dopasowaniu komunikacji do oczekiwań odbiorców, nie stanowi jednak podstawy do zautomatyzowanego podejmowania decyzji w indywidualnych sprawach.

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo sprzeciwić się profilowaniu, w tym profilowaniu na potrzeby marketingu bezpośredniego.

11. Bezpieczeństwo Danych

Velo Stravika przykłada szczególną wagę do ochrony danych osobowych swoich Klientów i Gości wydarzeń. W tym celu wdrożone zostały odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w szczególności:

• stosowanie zabezpieczeń systemów informatycznych, w tym szyfrowania transmisji danych (np. protokół HTTPS),
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób posiadających stosowne upoważnienia i przeszkolonych w zakresie ochrony danych osobowych,
• regularne przeglądy i aktualizacje rozwiązań technicznych służących do przechowywania i przetwarzania danych,
• stosowanie umów powierzenia przetwarzania danych z podmiotami współpracującymi, które zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa,
• procedury reagowania na incydenty związane z bezpieczeństwem informacji oraz minimalizowania ich ewentualnych skutków.

Pomimo stosowania nowoczesnych zabezpieczeń, żaden system teleinformatyczny nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa. W razie podejrzenia naruszenia ochrony danych osobowych prosimy o niezwłoczny kontakt z Administratorem.

12. Zmiany Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności może być aktualizowana w celu dostosowania jej do zmieniających się przepisów prawa, wytycznych organów nadzorczych lub zmian w sposobie funkcjonowania serwisu i oferowanych usług eventowych.

O istotnych zmianach Polityki Administrator może poinformować użytkowników poprzez odpowiedni komunikat zamieszczony na stronie internetowej lub innymi kanałami komunikacji, jeśli użytkownik pozostawił swoje dane kontaktowe.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze publikowana na stronie internetowej pod adresem https://velostravika.com/privacy-policy/ i obowiązuje od momentu jej zamieszczenia.